Automatización de procesos e integración de sistemas
Automatice los procesos de su empresa para que nadie copie datos a mano
Conectamos su CRM, su facturación, su inventario, sus hojas de cálculo y su correo para que cada dato se escriba una sola vez. Y automatizamos lo que hoy alguien hace a mano cada semana: reportes, aprobaciones y el seguimiento de clientes.
Queda en producción con monitoreo y alertas, y la mantenemos cada mes.
El dato se escribe una vez
WhatsAppPedido · Tienda El Roble · 3 cajas de guantes de nitrilo M
¿Dónde se va el tiempo de su equipo?
En pasar datos de un lado a otro y en esperar a que alguien haga el paso siguiente.
El mismo pedido se digita tres veces: del WhatsApp a la hoja de cálculo, de la hoja a facturación y de facturación al inventario. Cada vez puede entrar un error.
El reporte del lunes sale de copiar y pegar desde tres sistemas, y cuando llega al gerente ya está viejo.
La aprobación de un descuento se queda una tarde en el correo de alguien que estaba en reunión.
El cliente que pidió una cotización el martes no recibe seguimiento, porque nadie se acordó de escribirle.
Hoy: tres veces a mano
- WhatsAppTienda El Roble · 3 cajas
- Hoja de cálculoTienda El Roble · 3 cajas
- FacturaciónTienda El Roble · 3 cajas
Automatizado: una vez
- WhatsAppTienda El Roble · 3 cajas
- Hoja de cálculoTienda El Roble · 3 cajas
- FacturaciónTienda El Roble · 3 cajas
¿Qué sistemas se pueden integrar?
Casi cualquier sistema que tenga una forma de entregar o recibir datos: una API, la exportación de archivos o el correo.
WhatsApp- GoHighLevel
HubSpot- Salesforce
Zoho CRM- Pipedrive
Gmail- Outlook
Google Calendar
Calendly
Instagram
Facebook
Messenger
TikTok
Telegram
Zoom
Google Meet- Microsoft Teams
- Slack
Mailchimp
Brevo
Zendesk
Intercom
Typeform
Google Forms
n8n- OpenAI
Claude
Gemini
ElevenLabs
Google Sheets- Excel
Google Drive
Dropbox
Notion
Airtable
Trello
Asana
ClickUp- monday.com
Shopify
WooCommerce
WordPress- Mercado Libre
Mercado Pago
PayPal
Stripe- ePayco
- Wompi
QuickBooks- Siigo
Odoo
PostgreSQL
MySQL
Supabase
- CRM y bandejas de atención
- Facturación electrónica
- Inventario y sistemas administrativos
- Hojas de cálculo (Google Sheets o Excel)
- Correo
- WhatsApp (ver el chatbot de WhatsApp para empresas)
- Pasarelas de pago
- Formularios y calendarios
Si un sistema no tiene ninguna de esas puertas, que pasa con algunos programas de escritorio, se lo decimos en la llamada y buscamos la vía más segura, como importar y exportar archivos de forma programada. No le pedimos que cambie de software para poder automatizar.
¿Qué procesos internos se pueden automatizar?
Los que se repiten igual cada día o cada semana y hoy dependen de que alguien se acuerde.
Reportes
El reporte de ventas, cartera o inventario llega armado al correo o al chat del gerente, el día y la hora que se defina.
Aprobaciones
La solicitud le llega a quien aprueba con los datos completos y una forma de aprobar o rechazar sin abrir otro sistema. Si no responde, se le recuerda.
Seguimiento de clientes
La cotización sin respuesta genera un recordatorio para el asesor, o un mensaje al cliente si usted lo autoriza.
Tareas repetitivas
La factura que se emite cuando entra un pago, la alerta de inventario bajo o los datos de un formulario que llegan solos al CRM.
- Reporte de ventas de la semana enviado a gerencia7:00 a. m.
- Descuento aprobado por gerencia10:12 a. m.
- Recordatorio de cotización enviado al asesor3:30 p. m.
- Factura emitida al confirmar el pago4:05 p. m.
¿Dónde entra la inteligencia artificial?
Donde hay que leer, entender o redactar: sacar los datos de una factura en PDF o de un correo, clasificar mensajes por tema, resumir una conversación larga o redactar una respuesta para que una persona la revise.
Donde una regla fija resuelve el problema, usamos la regla. Es más barata, más predecible y más fácil de revisar.
| Proveedor | N.º de factura | Fecha | Vence | Estado |
|---|---|---|---|---|
| Insumos La Pradera | FV-2291 | 27 oct | 26 nov | Por pagar |
¿Cómo se hace una automatización a la medida?
Se mapea el proceso, se elige qué automatizar primero, se construye con sus accesos y queda funcionando con monitoreo.
Mapeamos el proceso
Quién hace qué, con qué sistemas, dónde se copia a mano y dónde se espera.
Elegimos qué automatizar primero
El paso que más tiempo quita o donde un error cuesta más. También le decimos qué no conviene automatizar.
Construimos y conectamos
Con los accesos que usted autoriza. Las credenciales quedan cifradas dentro de la plataforma de automatización, no en hojas de cálculo ni en correos.
Queda en producción y lo mantenemos
Si una integración falla porque un sistema cambió o una clave venció, la alerta nos llega a nosotros. Cada mes hay soporte, ajustes y mejoras.
Monitoreo activo
Los tiempos dependen del alcance y se acuerdan en cada caso.
Hecho para quedarse funcionando
Lo que construimos ya atiende pedidos reales por WhatsApp, todos los días. Tenemos 3 años de experiencia, y cada automatización queda en servidor propio, con monitoreo, alertas, soporte y mejoras cada mes.
¿Cuándo vale la pena automatizar?
Cuando hay personas de su equipo copiando datos entre sistemas, armando reportes a mano o persiguiendo aprobaciones, en cualquier sector.
Todavía no vale la pena si el proceso cambia cada vez o si pasa una vez al mes: automatizar lo que casi no se repite cuesta más de lo que ahorra.
Preguntas frecuentes sobre automatización e integraciones
¿Con qué herramientas construyen las automatizaciones?
Sobre todo con n8n, una plataforma de automatización que instalamos en servidor propio, así los datos de su empresa no pasan por una cuenta compartida. La conectamos por API con los sistemas que usted ya tiene (CRM como GoHighLevel, facturación, inventario, hojas de cálculo, correo, WhatsApp) y con modelos de IA. Cuando una herramienta no alcanza, montamos un servicio propio en nuestro servidor.
Si hoy usa Make o Zapier, revisamos lo que tiene y le decimos si conviene mantenerlo o llevarlo a n8n.
¿Qué pasa si mi sistema no tiene integración?
Se busca otra puerta: la exportación de archivos, un correo que el sistema ya envía o una importación programada. Si no hay ninguna vía segura, se lo decimos en la llamada antes de cotizar.
¿Tengo que cambiar de software?
No es el punto de partida. Automatizamos con los sistemas que su equipo ya usa. Si alguno no deja hacer lo que necesita, le explicamos qué opciones hay y la decisión es suya.
¿Quién puede ver los datos de mi empresa?
Los sistemas que usted conecta y el equipo de Celero AI que mantiene la automatización. Pedimos solo los accesos que el proceso necesita, y las credenciales quedan cifradas dentro de la plataforma de automatización. El tratamiento de datos sigue nuestra política de privacidad.
¿Cuánto cuesta automatizar un proceso?
Depende de cuántos sistemas hay que conectar, de si tienen una forma directa de hacerlo, de cuántas reglas y excepciones tiene el proceso y de cuántos datos se mueven. Es una implementación más una mensualidad, y se lo decimos con cifras cuando conozcamos el proceso. La mensualidad incluye todas las herramientas que necesita lo construido: la plataforma de automatización, el CRM, la conexión con WhatsApp y el servidor, además del soporte y las mejoras.
¿Qué pasa si una integración falla?
La alerta nos llega a nosotros. Los datos que no pasaron quedan señalados para reenviarlos, y la mensualidad incluye el soporte para corregir la causa. Respondemos en menos de 24 horas.
¿Necesito a alguien de sistemas en mi empresa?
No. Necesitamos a alguien que conozca el proceso y que pueda darnos los accesos a los sistemas.
Cuéntenos qué tarea hacen hoy a mano
En 30 minutos de videollamada revisamos el proceso y los sistemas que usa, y le decimos qué se puede automatizar, qué no y de qué depende la inversión.
Si los pedidos le llegan por WhatsApp, vea el chatbot de WhatsApp para empresas. Si su equipo quiere usar la IA en su trabajo, vea la capacitación en IA para equipos.